Auftragsverarbeitungsvertrag für Lumitra Mail
Fassung vom 2026-10-28.
Zwischen dem Unternehmen, das einen Workspace in Lumitra Mail betreibt (Verantwortlicher), und Marlin Jai Pohl, handelnd als Lumitra, Grumbkowstr. 6, 13156 Berlin, Deutschland (Auftragsverarbeiter), nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Der Verantwortliche nimmt diesen Vertrag zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter mail.lumitra.co/terms an, wenn er einen Workspace anlegt, und erneut, wenn er einen bezahlten Tarif kauft.
1. Gegenstand und Dauer
Der Auftragsverarbeiter betreibt Lumitra Mail, einen Dienst, der die Kontakte des Verantwortlichen speichert, seine E-Mails erstellt und über den vom Verantwortlichen angebundenen Mailanbieter oder, für eine eigene Domain, über den Versanddienstleister des Auftragsverarbeiters versendet, die gesendeten E-Mails aufbewahrt und die Seiten bereitstellt, auf denen Empfänger ihre Abonnements verwalten. Der Vertrag gilt, solange der Verantwortliche einen Workspace im Dienst hat; seine Pflichten zur Löschung gelten darüber hinaus (Abschnitt 9).
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Speichern von Kontakten und Themenabonnements; Erstellen und Versenden von E-Mails; Erfassen von Zustellergebnissen, Sperren (Abmeldungen, Unzustellbarkeiten, Beschwerden) und, wenn der Verantwortliche es für den Workspace einschaltet, Öffnungen und Klicks; Aufbewahren eines Archivs des Versendeten; Bereitstellen von Abmelde-, Einstellungs- und Anmeldeseiten; Ausführen der vom Verantwortlichen festgelegten Automationen.
3. Kategorien von Daten und betroffenen Personen
Empfänger der E-Mails des Verantwortlichen: E-Mail-Adresse, Name, die vom Verantwortlichen erfassten Eigenschaften (etwa eine Sprache oder eine Kundennummer), Themenabonnements, Sperren und ihr Grund, die gesendeten Nachrichten wie versendet und die Nachrichtenkennung des Anbieters sowie, wenn das Tracking eingeschaltet ist, Öffnungs- und Klickereignisse.
Mitarbeitende des Verantwortlichen: das Konto für die Anmeldung (E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen), Rollen, Einladungen, API-Schlüssel und ein Protokoll der Änderungen.
4. Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen sind: die Nutzung des Dashboards, der Programmierschnittstelle und des SDK durch den Verantwortlichen, dieser Vertrag und das dokumentierte Verhalten des Dienstes. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen, wenn er eine Weisung für datenschutzwidrig hält.
5. Vertraulichkeit
Personen, die der Auftragsverarbeiter zur Verarbeitung befugt, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff auf den Produktivbetrieb hat nur der Betreiber des Dienstes.
6. Sicherheit (Art. 32 DSGVO)
Daten liegen in einer PostgreSQL-Datenbank und einem Objektspeicher (Abschnitt 7); die Zugangsdaten der Mailanbieter des Verantwortlichen werden mit einem Schlüssel des Dienstes versiegelt und nie im Klartext gespeichert; API-Schlüssel werden nur als Hash gespeichert; Übertragungen sind verschlüsselt (TLS) für das Dashboard, die Programmierschnittstelle, die bereitgestellten Seiten und die Einlieferung von E-Mails.
Die Daten jedes Workspace sind in jeder Abfrage nach Workspace getrennt; API-Schlüssel haben Berechtigungsstufen (voll, Versand, Lesen); Mitglieder haben Rollen. Ein Änderungsprotokoll je Workspace; signierte Webhooks; Abmeldelinks je Empfänger signiert.
Datensicherungen der Datenbank als Teil der Hosting-Plattform, aus denen der Auftragsverarbeiter bei einem Verlust wiederherstellt. Jede Änderung am Dienst besteht dessen Konformitäts-, Integrations- und End-to-End-Tests, bevor sie übernommen und ausgeliefert wird.
7. Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche genehmigt diese Unterauftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet jeden von ihnen auf Datenschutzpflichten, die diesem Vertrag gleichwertig sind (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Er informiert den Verantwortlichen mit angemessener Frist über eine Änderung; der Verantwortliche kann widersprechen, und kann der Dienst ohne den Unterauftragsverarbeiter nicht fortgeführt werden, kann jede Seite den Vertrag beenden.
Hetzner Online GmbH: Server für den Dienst, seine Datenbank und das Archiv; Deutschland.
Cloudflare, Inc. (Workers und R2, über den Dienst Storage Brain des Auftragsverarbeiters): Speicherung und Auslieferung der Bilder, die der Verantwortliche für seine E-Mails hochlädt; nach den Übermittlungsbedingungen des Anbieters.
Der vom Verantwortlichen angebundene Mailanbieter (sein eigener Mailserver oder Resend, Inc.): Zustellung der E-Mails; nach Wahl des Verantwortlichen.
Resend, Inc., wenn der Verantwortliche über Lumitra Mail von seiner eigenen Domain versendet (der Auftragsverarbeiter meldet die Domain an und hält das Konto): Zustellung der E-Mails; Versand aus der EU-Region von Resend (Irland); Resend ist ein Unternehmen in den USA.
Der Anmeldedienst von Lumitra (auth.lumitra.co): Anmeldung der Mitarbeitenden des Verantwortlichen; Deutschland.
8. Unterstützung
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen mit den Mitteln des Dienstes: Kontakt, Nachrichten und Sperren einer Person lassen sich über die Programmierschnittstelle und das Dashboard lesen; ein Kontakt lässt sich löschen, wobei der Kontakt, seine Empfängereinträge und die archivierten E-Mails dieser Person entfernt werden und die Sperre auf der Adresse bleibt, damit die Person nicht erneut angeschrieben wird; die Daten des Workspace lassen sich über die Programmierschnittstelle abrufen. Der Auftragsverarbeiter unterstützt außerdem, soweit der Dienst betroffen ist, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und der Konsultation der Aufsichtsbehörde und informiert den Verantwortlichen unverzüglich über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die dessen Daten betrifft.
9. Löschung und Rückgabe
Bis zum Vertragsende kann der Verantwortliche seine Daten über die Programmierschnittstelle abrufen. Wird das Unternehmen des Verantwortlichen bei Lumitra gelöscht, werden alle Workspaces dieses Unternehmens gelöscht, hochgeladene Bilder zuerst; einen einzelnen Workspace löscht der Auftragsverarbeiter auf Wunsch des Verantwortlichen. Gelöschte Daten verlassen die Datenbank sofort und die Datensicherungen, wenn diese im regelmäßigen Zyklus der Hosting-Plattform überschrieben werden. Sperren bleiben, solange der Workspace besteht, bis der Verantwortliche sie löscht, weil sie den Wunsch eines Empfängers umsetzen.
10. Kontrollen
Der Auftragsverarbeiter stellt die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung nötig sind, und ermöglicht und unterstützt Überprüfungen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer nach angemessener Ankündigung und auf Kosten des Verantwortlichen.
11. Übermittlungen
Der Dienst und seine Datenbank werden in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wo ein Unterauftragsverarbeiter aus Abschnitt 7 sie mit sich bringt, nach dessen Übermittlungsbedingungen (Standardvertragsklauseln).
12. Änderungen
Dieser Vertrag ändert sich nach Abschnitt 10 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Der Auftragsverarbeiter hält die geltende Fassung unter dieser Adresse bereit und informiert die Kunden über eine Änderung bei den Unterauftragsverarbeitern, bevor sie wirksam wird. Maßgeblich ist die deutsche Fassung; die englische ist eine Übersetzung.